Como documentar los procesos de tu empresa / Documenting your business processes
Como documentar los procesos de tu empresa / Documenting your business processes
En esta oportunidad te voy a indicar 3 pasos para documentar los procesos de tu empresa.
1er paso: tienes que diseñar los flujos de cada proceso de tu área o de las áreas de tu empresa, para esto puedes utilizar Ms Visio, gliffy u otro editor de diagramas, también lo puedes hacer con las herramientas de Ms Word o Ms Excel. Por ejemplo, si tienes un área de ventas, tienes que realizar un flujo sobre la funcionalidad de esa área, iniciando desde el abordaje las herramientas que utilizas, validaciones y sistemas informáticos con los cuales se interactúan en el proceso. Cada proceso del diagrama de flujos deberá estar enumerado.
2do paso: luego que has realizado tu diagrama de flujos, tienes que realizar los procedimientos de cada proceso que tienes en el diagrama de flujo. Si en tu flujo de ventas inicias con “Iniciar el sistema de ventas” entonces tendrás que enumerar paso a paso como iniciar el sistema de ventas, por ejemplo:
1. Encender el computador.
2. Hacer doble clic en el icono sistema de ventas.
3. Loguear usuario con credenciales.
3er paso: Luego de haber diseñado el diagrama de flujos y haber listado los procedimientos, es el momento de realizar el mapa de procesos, donde está dividido por procesos estratégicos, procesos de operaciones y procesos de soporte. En la parte superior se coloca los procesos estratégicos por ejemplo estrategia general, estrategia de calidad, seguimiento y control de ventas, etc. En la parte del medio se coloca los procesos de operaciones, en esta sección, por ejemplo, se colocaría el proceso de ventas, seguido por los demás procesos operativos. Y en la parte de abajo se colocan los procesos de soporte como los de sistemas o recursos humanos.
Tomando en cuenta estos tres pasos podrás tener documentado los procesos de tu empresa o área donde laboras, manteniendo este orden tendrás la oportunidad de ver de manera general algunas acciones de mejora en algunos procesos, asimismo, si cambias algún proceso, debes actualizar el documento. Recomiendo que el documento lo trabajes en Microsoft Excel y cada paso en una pestaña.
Espero que te ayude en algo estos tres pasos para documentar tus procesos. Que es muy importante para la mejora continua en la gestión de procesos.
In this opportunity I will indicate 3 steps to document the processes of your company.
Step 1: You have to design the flows of each process of your area or areas of your company, for this you can use Ms Visio, gliffy or another diagram editor, you can also do it with the tools of Ms Word or Ms Excel. For example, if you have a sales area, you have to make a flow on the functionality of that area, starting from the approach the tools you use, validations and computer systems with which they interact in the process. Each flow chart process must be listed.
Step 2: After you have done your flow diagram, you have to perform the procedures of each process that you have in the flow diagram. If in your sales stream you start with "Start the sales system" then you will have to list step by step how to start the sales system, for example:
1. Turn on the computer.
2. Double-click the sales system icon.
3. Log in user with credentials.
Step 3: After designing the flow diagram and listing the procedures, it is time to perform the process map, where it is divided by strategic processes, operations processes and support processes. At the top is placed the strategic processes such as general strategy, quality strategy, monitoring and control of sales, etc. In the middle part is placed the processes of operations, in this section, for example, would place the sales process, followed by other operating processes. And in the bottom are placed the processes of support as those of systems or human resources.
Taking into account these three steps you can have documented the processes of your company or area where you work, maintaining this order you will have the opportunity to see in general some improvement actions in some processes, also, if you change a process, you must update the document. I recommend that the document work in Microsoft Excel and every step in a tab.
I hope these three steps help you in documenting your processes. That is very important for continuous improvement in process management.
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