Los parches de nuestros procesos / The patches of our processes
Los parches de nuestros procesos / The patches of our processes (Mejora continua de procesos)
En nuestro día a día las tareas nos abruman en las
diferentes gestiones que lideramos, hacemos lo posible por cumplir con nuestros
clientes y entregar la información lo más rápido posible. Sin embargo, no nos
damos cuenta de algunas oportunidades de mejora dentro de nuestros procesos,
oportunidades que nos harán más eficientes y competitivos en nuestro ámbito profesional.
Nos acostumbramos a “parchar huecos” con el fin de resolver en ese instante el
problema, pero no nos damos cuenta que solo estamos dilatando el problema, al
final, cuando vemos nuestro proceso general se nota desordenado, inconsistente
y susceptible a nuevos quiebres, esto nos obliga a que seguimos “parchando” más
y más nuestros problemas.
La mejora continua nos ayuda a desaparecer esos “parches”
que vamos realizando todos los días por resolver problemas, esta es una metodología
que se realiza en los procesos internos de nuestra empresa con el fin de
identificar oportunidades de mejora en todo el proceso y no en parte de él.
Para realizar esta metodología se necesitan algunas herramientas como, por
ejemplo:
- Mapa de procesos
- Diagrama de flujo
- Listado de procedimientos
El mapa de procesos nos ayuda a tener una visión general de
todos los procesos de la empresa.
El diagrama de flujo nos ayuda a ver el proceso por área
individual o combinada, todo esto de manera detallada.
El listado de procedimientos nos ayuda a describir paso a
paso los procedimientos de diagrama de flujo, con rutas, archivos, accesos,
etc.
Luego de esto se aplica la metodología, se puede aplicar Six
Sigma o depende de la metodología que se elija, para fines prácticos describo
la siguiente:
1. Analizar: Se analiza todo el proceso y cuales podrían ser
sus mejoras considerables para aumento de productividad y eficiencia.
(Herramientas: Diagrama de Pareto – Ishikawa – Histogramas – Hojas de
inspección – Diagrama de dispersión)
2. Ejecutar: Se desarrolla y ejecuta un plan para efectuar las
mejoras requeridas, aquí se aplican pilotos o pruebas a pequeña escala. (Plan
estratégico del proceso)
3. Controlar: Mediante un control se verifican los resultados de
la ejecución, en caso que las mejoras no cumplan con las expectativas se
regresa al primer punto (Analizar) para poder en práctica un nuevo plan.
4. Resultados: Una vez obtenido los resultados se compara con
los resultados anteriores para obtener los indicadores donde se visualice la
mejora del proceso, para luego aplicar esta mejora a todo el proceso en
general.
5. Seguimiento: Es muy importante realizar el seguimiento en
los meses posteriores para revisar que las siguientes oportunidades de mejora
que tenemos.
Recuerden que es muy importante innovar en mejora de
procesos para tener más eficiencias y ser mejor cada día en lo que hacemos,
nada es imposible, lo logramos nosotros mismos.
Por Winder Osorio
In our day to day tasks overwhelm us in the different efforts we lead, we do our best to meet ou| customers and deliver the information as quickly as possible. However, we do not realize some opportunities for improvement within our processes, opportunities that will make us more efficient and competitive in our professional field. We get used to "patch holes" in order to solve the problem at that moment, but we do not realize that we are only delaying the problem, in the end, when we see our general process it is messy, inconsistent and susceptible to new breaks, this it forces us to continue "patching" more and more our problems.
The continuous improvement helps us to disappear those "patches" that we are doing every day to solve problems, this is a methodology that is carried out in the internal processes of our company in order to identify opportunities for improvement throughout the process and not in part of him. To carry out this methodology, some tools are needed, such as:
- Process map
- Flowchart
- List of procedures
The process map helps us to have an overview of all the processes of the company.
The flow diagram helps us to see the process by individual or combined area, all this in a detailed way.
The list of procedures helps us to describe the flow chart procedures step by step, with routes, files, accesses, etc.
After this the methodology is applied, Six Sigma can be applied or depends on the methodology that is chosen, for practical purposes I describe the following:
1. Analyze: The whole process is analyzed and what could be its considerable improvements to increase productivity and efficiency. (Tools: Pareto diagram - Ishikawa - Histograms - Inspection sheets - Scatter diagram)
2. Execute: A plan is developed and executed to carry out the required improvements, pilots or small-scale tests are applied here. (Strategic process plan)
3. Control: Through a control the results of the execution are verified, in case the improvements do not fulfill the expectations, we return to the first point (Analyze) to be able to practice a new plan.
4. Results: Once the results are obtained, it is compared with the previous results to obtain the indicators where the improvement of the process is visualized, to then apply this improvement to the whole process in general.
5. Follow-up: It is very important to follow up in the following months to review the following improvement opportunities that we have.
Remember that it is very important to innovate in process improvement to have more efficiencies and be better every day in what we do, nothing is impossible, we achieve it ourselves.
By Winder Osorio
